Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn (VAS số 1 – Chuẩn mực chung: Nguyên tắc thận trọng). Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc tính giá các đối tượng kế toán phải mang tính bảo thủ, có nghĩa là người kế toán luôn phải đứng về phía bảo thủ.
Trên nguyên tắc đó, nếu có hai phương án để lựa chọn thì phương pháp nào tạo ra thu nhập ít hơn hay giá trị tài sản nhỏ hơn sẽ được lựa chọn sử dụng; vì như vậy mức độ đảm bảo cho tài sản và thu nhập sẽ tin cậy hơn.
Chẳng hạn, kế toán phản ánh giá vốn của hàng tồn kho theo giá trị thị trường trong trường hợp giá thị trường thấp hơn giá gốc. Đây chính là biểu hiện của việc tuân thủ nguyên tắc thận trọng.
Ví dụ về nguyên tắc thận trọng:
Ví dụ như khi chúng ta ghi nhận vốn góp kinh doanh TK 411.
1. Căn cứ số vốn điều lệ đăng ký trên giấy phép đăng ký kinh doanh chúng ta xác định được số vốn mà các thành viên góp vốn phải góp đủ trong 1 thời hạn nhất định:
Đối với công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên: là không quá 36 tháng, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký bổ sung, thay đổi thành viên. Số vốn của công ty cổ phần phải được thanh toán đủ trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. (Theo điều 6 của NĐ 102/2010/NĐ-CP – HL: 15/11/2010)
Theo nguyên tắc thận trọng này và theo hướng dẫn tại chế độ KT DN vừa và nhỏ thì Vốn góp kinh doanh phải được ghi nhận theo số góp thực tế bằng tiền, tài sản. kế toán không được ghi nhận số vốn góp theo VĐL trên giấy phép DKKD với số vốn chưa góp.
2. Doanh nghiệp A có nguồn vốn khoảng 5tỷ, ngày 25/10 doanh nghiệp A xuất bán 50 laptop trị giá là 500 triệu đồng. Doanh nghiệp A phải lập một khoản dự phòng đúng bằng trị giá của 50 cái máy tính đó (một khỏan dự phòng trị giá 500 triệu đồng) để phòng trường hợp khách hành trả lại do lỗi trục trặc kỹ thuật…
